2008年02月29日

プレゼンテーションにおける聞き手の分析V

プレゼンテーションを行うにあたり、あなたが、よほどの著名人でないかぎり、聞き手はあなたのプレゼンテーションに興味を示してくれないでしょう。 場合によっては、馬の骨がこれからどんなプレゼンテーションをするんだと、冷めた目で見ている人が大半だった、なんてこともあるかもしれません。しかし、こんな四面楚歌のつらい状態から、聴衆の興味を一気に引きつけることのできる醍醐味が、プレゼンテーションにはあるのです。今、アメリカでは大統領予備選挙の真っ只中です。ご存じかと思いますが、世界的に話題のアメリカ合衆国民主党オバマ上院議員、実にカッコいいですね。たくさんの人の前で、あんな風に堂々と話せたら気持ちいいでしょうね。なぜ、演説で、あれほど多くの人を魅了することができるのでしょうか?話し方も抜群に上手なのかもしれませんが、決してそれだけではないはずです。ここからは演説のテクニックとは別に、聞き手について少し分析してみようと思います。

プレゼンテーションにおける聞き手の特徴
@ 聴衆は自分に関係のない内容には興味を示してくれません。
A 聞き手には集中力にかける人が多い。(プレゼンテーションの良し悪しによりますが)
B 自分自身の損得に関わることから物事を考えます。
C 自分自身のことに話題が及ぶと興味を示します。
いかがでしょうか。プレゼンテーションや人前で話すことを経験したことのあるかたらなら、ひとつやふたつ思い当たることがあるのではないでしょうか?つまりパワーポイントやキーノートで見栄えのするプレゼンテーション資料を作ったとしても、相手の望んでいることが盛り込まれていなければ、聞き手の関心を引くことは難しいと思います。 それと、トークはバッチリなんだけど、聞き手に話が伝わらない?こんなときは、理由として次のことに注意しなければなりません。

聞き手に話が伝わっていないと感じたとき
@ 簡単な内容を難しい言葉で説明していないか?
A 途中、調子に乗り思いつきで脈絡のない話をしていないか?
B 説明の順序を間違えていないか?
C 自分自身、説明している内容を理解しているか?
D 肝心なことを話すのを忘れていないか?
E プレゼンテーションする目的を確認しましたか?

以上の6項目意識することで、かなり聞き手をその気にさせることが できるはずです。
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2008年02月27日

プレゼンテーション資料のビジュアル化

プレゼンテーションを成功させるためには、文章や数値をビジュアル化した、プレゼンテーション資料がつくれることが重要です。 さらに最近はパワーポイントやキーノート、フォトショップやイラストレータなどの、PCソフトを使いこなせるか否かがプレゼンテーションの成功を握る鍵となっています。稀にですが、用意した文章と数式のプレゼンテーション資料をスクリーンに映し出し、それを最後まで永遠と読み始める人がいますが、聞いている側としては、これほどの苦痛はありません。大部分の人は寝てしまうか、聞いているふりをして、他のことを始めるかもしれません。プレゼンテーションは相手にイメージを抱かせることが大切なわけですから、見ていて飽きない工夫が施されていて、資料もわかりやすく、見やすいものでなければなりません。やはり人に、プレゼンテーションを見て聞いてもらうことを考えたときには、文字や文章で説明するよりも、図やグラフで説明したほうが、イメージしやすく記憶に残るのです。

グラフの種類と意味
@ 棒グラフ 項目ごとに値の大きさや変化を比較する。
A 円グラフ 全体に対する値の関係や比較を表す。
B 折線グラフ 時間や項目によるデータの大きさや比率の変化を表わす。
C 面グラフ 時間や項目による値の大きさや比率の変化を表す。
D ドーナツグラフ 内訳を表示できる。
E レーダーチャート 複数の軸で、バランスを表す。
F 散布図 散らばり方や傾向を表す。
G 等高線グラフ 連続した曲線で3次元データで表す。
H バブルチャート 散布図に大きさを加えて傾向を表す。以上のように、いろいろなグラフがあります。プレゼンテーションを行う際には、自分のもっているデータを上手く加工できる技術も必要です。
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2008年02月25日

プレゼンテーション資料の図解T

図を利用することは、以下のメリットがあります。
@ 説明が容易にできる。
A 聞き手の記憶に残りやすい。
B 聞き手の関心をひきやすい。

ビジュアル化された資料は、見て記憶されますが、文章化された資料は 読まなければなりません。聞き手にとって、スライドの文字を読む行為 は、意外とストレスになるものです部屋も暗ければ眼も疲れますし。ただし、図解化するにも、図形や色彩などを使いこなせるコツが必要で す。図解して一見きれいにまとまっているように見えても、強調する部 分がハッキリしないと、意外と聞き手に伝わりにくい場合があります。特にプレゼンテーション資料では、長い文章は使わないようにしましょう。読まず に見てわかる、最低限度の文字数が理想です。 それでは、文章を図解化する手順を見てみましょう。
@ 文章の中からキーワードになる言葉を見つけ出す。
A 箇条書きにまとめる。
B 関連性のあるキーワードごとにまとめ、優先順位に並べかえ る。
C 文章全体の流れをみながら、キーワードを矢印や図形を使いまとめる。
D 図解で強調したい部分をハッキリさせる。
E タイトルは伝えたい内容を簡潔に。

この場合、大事なのは@です。どんどんキーワードを文章から抽出する ことです。最小は多少、長い文章になるかもしれませんが、繰り返すこ とで上手くまとめることができるようになります。また、この作業を何度も行うことで、論理的な考え方が身につくようになり、話し方も上手 になります。
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2008年02月23日

プレゼンテーション資料の図解U

図解をつくる上で、物ごとがどのように組み立てられているか、どのよう な要素で構成されているかを知ることが、プレゼンテーション資料を作る大切なポイントです。それによって、利用する表現方法が変わってきます。大まかには、階層、分類、重複などをあらわす構成、方向、対比、変化なをあらわす関係、グラフ、座標軸などであらわす表、順序や、流れをあらわす手順などがあげられます。図解を利用する目的は、キーワードを関連付け、位置関係や流れ、手順などの構造を表すことで、事柄を分かりやすく伝達することにあるといえます。
@ 構成 要素と要素のかかわりや、大小関係、要素全体の構成を表します。代表的なものには組織図があります。
A 関係 グループとグループの係わり合いや、循環の様子など を表します。代表的なものには整数と実数の関係をあらわす図などがあります。 B 表 表の形式で要素を図解し、座標軸や時間軸を利用して表します。代表的なものにはSWOT分析などがあります。
C 手順 作業手順や順番を分かりやすくあらわします。代表的なものにはローチャートがあります。   

ただ単に、文章を図解してしまったのでは、テーマがどこにあるのか分からなくなってしまう場合があります。それを防ぐためには、まず、全体の構造を伝えることが必要なので、大きなテーマから作成していくことが重要です。次に、キーワードにあったデザインにする。キーワードの関係を分かりやすく表現する。全体的に見やすい構成にする。見ていて疲れない色使いを心がける。これらを意識することがプレゼンテーション成功のイントとなります。
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2008年02月20日

プレゼンテーション前のチェックシート

プレゼンテーションを上手くするコツは、企画段階で念入りに調査を行うことです。参加者は誰か?また、ターゲットとする人は誰か?このあたりは必ず押さえておく必要があります。大勢の人を前にしても、実際聞いてもらいたい人は決定権のある人や、影響力のある人のハズです。この人たちに気に入ってもらえなければプレゼンの意味も薄れてしまいます。そこで、重要になってくるのがプランニングシートの作成です。プレゼンテーションを実施するまでには、いろいろな人とミーティングを重ねなければなりません。そんな中で、あれも取り入れたい、これも説明しておきたい等々、追加したくなる要素がたくさんでてくるものです。こうなるとせっかくのプレゼンテーションも軸ぶれをおこしてしまい、結局のところ何を言いたかったのか見えなくなってしまうことがあるのです。そんなことにならないようにするためにもプランニングシートの中に、プレゼンテーションの主旨と説明のポイントを早めに決定し明記しておくとよいでしょう。 プランニングシートの構成 ● プレゼンテーション対象者の分析 人数/職種/役職/性別/年齢構成 ● プレゼンテーションの目的やねらい 全体構成/説明ポイントの確認 ● プレゼンテーションの反省     反省点や改善点
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2008年02月19日

プレゼンテーションとKJ法

皆さん、KJ法なる手法をご存じでしょうか? 文化人類学者の川喜田二郎先生が考案された発想法というか手法というか、漠然とした対象の中から相互に関連するものを見つけ出し問題解決や新たな発見を導き出すというものです。最近は企業学校の講義などでも新製品開発のツールとして取り入れるところが多いようです。使い方としては、共通のテーマを決めたら、テーマに関連するようなことを何でもいいので付箋紙やカードに書き出してもらいます。(こんなこと書いたら...などと気にすることなくどんどん書いてもらいましょう。これがポイントです。)書込作業が終了したら、今度はカードに書いてある内容を確認し共通性のあるカードごとにグルーピングを行い大判用紙に貼っていきます。貼り付け作業が終わったら、まとまったグループを線で囲み小見出しを付けるようにしましょう。そうすると、一目瞭然でグループ間の関係がわかり分析しやすくなります。 実はこのKJ法なる手法、論理的にものごとを考えたり、示したりするに大いに役に立ちます。もちろん、プレゼンテーションの資料を作るときにも重宝するのです。プレゼンテーションのテーマ(課題)を決めたら根拠に基づいて結論を導きだし、それを聞き手に伝えることが成功のポイントなのですが、根拠に基づかない私的な判断や意見などが入ったりすると、結果的に「自分の言いたいこと」だけを述べてしまうような分かりづらいプレゼンテーションになってしまいます。そこで、課題に対してKJ法を使うと、混沌としている情報が分類、整理され、結果として結論を導きやすくなります。課題−根拠−結論の流れが目に見えるので説明もしやすくなります。相手の説得にも効果があります。 ●KJ法の利用例 KJ法案.JPG
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サーバーをレンタルする前に知っておきたい厳選4ワード
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